Hướng dẫn các cách làm nhẹ file Excel hiệu quả bạn cần biết

Chọn mục Save as

Microsoft Excel là một phần mềm rất quen thuộc đối với đa số học sinh, sinh viên và những nhân viên văn phòng hiện nay. Excel cho phép người dùng sử dụng nhiều công thức, bảng tính cùng các macro khác nhau, độ phức tạp cao, nhiều dữ liệu và có sự chính xác tuyệt đối, chính vì thế dung lượng lưu file này rất lớn. Qua bài viết sau đây, các bạn sẽ được hướng dẫn cách làm nhẹ file Excel đơn giản và hiệu quả.

Tổng quan về Microsoft Excel

Để nắm rõ cách làm nhẹ file Excel, trước tiên các bạn cần biết những thông tin cơ bản về Microsoft Excel. Microsoft Excel là một chương trình bảng tính thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, được Microsoft – một công ty phần mềm nổi tiếng thế giới, sản xuất và phát triển.

Trong Office, ngoài Excel, còn những chương trình tin học văn phòng cơ bản như Word, Powerpoint,… Bộ công cụ này được hỗ trợ cho hệ điều hành Windows và MAC OS X, tính đến hiện tại đã được nâng cấp và cải tiến thành nhiều phiên bản.

Excel được ứng dụng như thế nào trong cuộc sống?

Excel được người làm việc ở tất cả các ngành nghề có liên quan đến kinh doanh, tính toán sử dụng như một công cụ không thể thiếu, chính vì vậy có thể thấy rằng phần mềm này quan trọng như thế nào trong cuộc sống. Đối với học sinh, sinh viên, công dụng của Excel vẫn chưa được thể hiện rõ ràng thông qua công việc. Tuy nhiên, khi ra trường và bắt đầu đi làm, những ứng dụng tuyệt vời của Excel sẽ bộc lộ rất rõ ràng.

Excel trong lĩnh vực tài chính

Lĩnh vực tài chính, kế toán có lẽ là điều đầu tiên mà nhiều người nghĩ đến khi nói về phần mềm Excel, đây là công việc cần sử dụng đến chương trình này nhiều nhất. Như chúng ta đã biết, Excel hỗ trợ các bảng tính, các macro và công thức tính toán lên đến hàng nghìn dữ liệu với thời gian thực hiện nhanh chóng và độ chính xác tuyệt đối. Chính vì thế, công cụ này trở thành giải pháp hàng đầu trong các phòng ban tài chính, kế toán.

Excel giúp các nhân viên của những doanh nghiệp dễ dàng tính toán và nắm bắt số liệu thu chi, ngân sách và dòng tiền. Ngoài các phép tính cộng, trừ, nhân, chia cơ bản, trong chương trình Excel còn được tích hợp các hàm tác vụ nâng cao như IF, VLOOKUP, HLOOKUP,…

Excel trong lĩnh vực quản lý nhân sự, quản lý sản phẩm

Không chỉ tính toán các công thức phức tạp với tốc độ nhanh và chính xác, Excel còn góp phần quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và quản lý sản phẩm. Microsoft Excel cho phép những người làm việc tại phòng nhân sự lưu trữ thông tin của nhân viên, phân tích các xu hướng, quản lý chi phí, tiền lương chi trả và hỗ trợ phân bổ nhân sự cho từng phòng ban.

Ngoài ra, các hàm và tác vụ được tích hợp trên công cụ Excel cũng giúp người dùng quản lý sản phẩm cho doanh nghiệp, thống kê hàng xuất, hàng nhập và hàng tuần.

Hướng dẫn cách làm nhẹ file Excel

Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Đây là một cách làm nhẹ file Excel rất hiệu quả, có thể làm giảm đáng kể dung lượng lưu file. Để thực hiện, các bạn chỉ cần thao tác theo các bước sau đây:

  • Bước 1: Mở Excel trong thiết bị của bạn lên, trên thanh Menu chọn File, chọn Open, chọn mở tập tin Excel.
Mở tập tin Excel cần giảm dung lượng

Mở tập tin Excel cần giảm dung lượng

  • Bước 2: Trên thanh Menu của tập tin, chọn mục File và chọn Save as.
Chọn mục Save as

Chọn mục Save as

  • Bước 3: Tại dòng Filename, đặt tên cho tập tin Excel. Tại dòng Save as type, bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook và cuối cùng chọn Save để lưu tập tin.
Lưu tập tin dưới định dạng Excel Binary Workbook

Lưu tập tin dưới định dạng Excel Binary Workbook

Sau khi hoàn thành các bước trên, tập tin mà bạn lưu trữ sẽ có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với định dạng Excel tiêu chuẩn.

Loại bỏ định dạng không cần thiết

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

  • Bước 1: Mở Excel trong thiết bị của bạn lên, trên thanh Menu chọn File, chọn Open, chọn mở tập tin Excel.
  • Bước 2: Nhấp chuột vào số thứ tự của hàng trống đầu tiên trong bảng tính, sau đó dùng tổ hợp Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn tất cả các hàng trống còn lại.
Chọn tất cả các hàng trống

Chọn tất cả các hàng trống

  • Bước 3: Trên tab Home của thanh Menu chọn Clear, sau đó chọn Clear all để xóa đi tất cả các định dạng không cần thiết của các hàng trống.
Loại bỏ những định dạng không cần thiết

Loại bỏ những định dạng không cần thiết

Các phương thức vừa được chia sẻ trong bài viết là 2 cách làm nhẹ file Excel đơn giản, nhanh chóng, dễ thực hiện nhất. Đặc biệt, những thông tin trên sẽ rất hữu ích đối với những ai thường làm việc với chương trình này và những dữ liệu phức tạp. Chúc các bạn thành công.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *